관리자 가이드: 오피스 운영 자동화

▸ 1단계. 관리자 정보 전달

계약 완료 후 아래 항목을 담당자에게 전달 해주세요.

📎 참고: 서류 업로드 시 포함 가능 항목

• 사업자등록증
• 임대차계약서
• 전대승낙서 (필요 시)
• 통장사본 (CMS등록용)

▸ 2단계. 관리자 계정 전달

계약하신 상품에 따라 별도로 사용 정보를 전달 드립니다.

• Pro / Lite – 별도 홈페이지 주소와 계정 정보 전달 드립니다.
• Start의 경우 https://macacontract.com/ 의 계정 정보를 전달 드립니다.

▸ 3단계. 로그인

전달 받은 홈페이지 주소와 계정 정보로 로그인

관리자 페이지 접속 가능한지 확인

✅ 등록 완료 시 확인사항

• 사전 세팅 완료 후(사전 세팅은 PRO/LITE/START에 따라 다르니 각 상품 내용에서 확인해주세요) 3일 이내 관리자가 연락을 드립니다.
• 관리자 계정 로그인 가능 여부 확인

📌 설명

개인/법인 모든 고객 별도 구별 없이 계약 진행 가능합니다.

🛠 사용 방법

1. 고객이 홈페이지 → [빠른계약하기] 클릭 / 혹은 STARTER 지점일 경우 별도로 계약시 전달 받은 계약서 링크를 고객에게 전달 합니다.
2. 정보 입력: 계약 정보, 사업자 정보, 계약자 정보 모두 입력 후 제출
3. 계약서 자동 생성 → 관리자에게 신규계약 접수 안내 문자 알림

💡 활용팁

• 사업자등록증은 추후 업로드 가능 (등록 시 자동 연동됨)
• 사업자등록이 지연되는 고객에게는 “무료 임대차계약서 PDF”를 선제적으로 제공하여 빠르게 등록 유도
• 계약 완료 상태에서만 사업자등록증 제출 가능하도록 설정 가능

입금 확인 후 계약서 발송 프로세스

1. 관리자 페이지 접속
2. 발송할 계약서 클릭 하여 상세 화면 팝업 open
3. 우측 상단에 계약서 발송 버튼 클릭

주의

• 계약서 발송 버튼은 계약 상태가 계약대기 혹은 결제완료 상태에서만 노출 됩니다.
• 계약서 발송하시기 전에 꼭 모든 정보가 올바로 입력되었는지 확인해주세요
• 계약 상태와 정보들은 각 편집 모드에서 수정이 가능합니다.(계약 정보 수정 가이드 참조)

⚠️ 유의사항

• 계약정보, 사업자 정보, 대표자 정보에 누락된 내용이 없는지, 잘못 기입된 내용이 없는지 꼭 확인 후 계약서 발송을 눌러주세요!
• 계약서 발송 후에는 상태가 ‘계약서발송’ 상태로 변경되어 계약서 발송 버튼이 더 이상 표시 되지 않습니다.
• 계약서를 재발송 하기 위해서는 계약정보의 상태를 계약대기/결제완료 로 변경 후 다시 계약서 발송을 눌러줍니다.(새로고침 필요)

계약서 발송을 클릭하면 고객에게 모두싸인 계약서 서명 요청이 자동 생성되어 발송됩니다.

1. 고객이 입력한 이메일로 서명 링크 발송
2. 고객이 서명링크를 접속 후 최종 계약서 확인 후 서명
3. 서명 완료 후 자동화 관리 시작

주의

• 고객이 입력한 이메일이 올바르지 않으면 계약서 서명 요청이 전달 되지 않을 수 있습니다.
• 간혹 계약서 서명요청 메일이 고객 이메일 함의 스팸함으로 분류가 될 수 있습니다.

📌 설명

계약 종료 예정 고객에게 자동 알림을 발송해 재계약을 유도합니다.

종료 안내도 함께 발송되어 종료를 원하는 고객은 종료에 필요한 절차를 안내 받습니다.

📅 기본 발송 기준

• 만료 30일 전: 1차 알림
• 14, 7, 4, 3, 2, 1 일 전 알림

🛠 재계약 방법

• 고객이 수신 받은 재계약 링크로 재계약 양식 제출
• 재계약 양식 제출 후 프로세스는 신규 계약 계약서 발송 하는 부분과 동일합니다.

고객 관리 페이지는 등록된 고객의 계약정보, 우편 수령지, 상태 등을 실시간으로 확인하고, 검색·수정·계약서 발송 등 다양한 관리를 수행할 수 있는 핵심 기능입니다.

✅ 주요 기능

🛠 추가 기능 (예정 또는 선택 기능)

🔒 주의사항

• #ERROR!는 기간 또는 계약일이 누락된 경우 발생하며, 계약일, 기간을 변경하여 수정 가능 (계속 오류 발생 시 관리자에게 문의하여 수동 수정 필요)
• “N/A” 항목은 필수 정보가 입력되지 않은 상태로, 계약서 발송 또는 관리 기능에 제한이 발생할 수 있음

고객 정보 수정 기능은 등록된 고객의 사업자 정보 및 대표자 정보를 갱신하거나 오류를 수정할 수 있는 관리자 기능입니다. 계약 전/후 정보 변경이나 서류 보완 시 활용됩니다.

✅ 1. 수정 화면 진입

• 고객 리스트에서 해당 고객 클릭 → 상세 정보 페이지로 이동
• 상단에 있는 [편집] 버튼 클릭 후 각 항목 수정 가능

✅ 2. 입력 항목 설명

📌 사업자 정보

📌 대표자 정보

✅ 3. 수정 완료 후 처리

• 정보 입력/수정 후 [저장] 또는 [업로드] 버튼 클릭
• 저장이 완료되면 시스템에 즉시 반영되며 계약서, 우편알림 등 관련 기능과 연동됨

⚠️ 유의사항

• 사업자등록번호 누락 또는 오류 시 계약 진행 및 서류 발송 지연 가능
• 주소 미입력 시 우편 발송 오류 발생 → 호실 포함 필수
• 대표자명/상호명 변경은 고객 요청 증빙 확인 후 처리 권장
• 업로드한 사업자등록증은 Airtable 또는 내부 DB에 자동 연동됨

고객에게 도착한 우편물을 시스템에 등록하면, 자동으로 고객에게 알림이 발송됩니다.

이는 우편 분실 및 누락을 방지하고, 비상주 고객 응대를 효율화하는 데 활용됩니다.

1. 고객 관리 페이지에서 고객 검색
2. 상세 화면(팝업창)에서 우편물 파일 선택
3. 파일 업로드 후 업로드 버튼 클릭
4. 업로드 버튼 클릭 시 자동으로 우편물이 저장되고 고객에게 알림이 갑니다.

⚠️ 유의사항

• 우편물이 다수일 경우, 같은 고객에게 여러 건 등록 가능 (날짜 기준 정렬됨)
• 고객 연락처가 시스템에 등록되지 않은 경우, 알림이 발송되지 않음
• 계약 상태가 “대기”인 경우에는 우편물 등록은 가능하지만, 알림은 제한될 수 있음
• 삭제된 우편물 이력은 되돌릴 수 없으므로 주의